Menjalankan SMM

Menjalankan SMM

Setelah SMM (Sistem Manajemen Mutu) lulus audit sertifikasi maka minimal satu hal sudah terpenuhi, target sertifikasi tahun ini atau persyaratan customer sudah terpenuhi (harus ada sertifikat). Berikutnya muncul pertanyaan yang menuntut jawaban yang pasti, yaitu apakah penerapan standar internasional ( ISO , OHSAS, ... ) dapat memberikan nilai tambah terhadap organisasi kita. Apakah sistem yang dibangun telah mempermudah dan menjaga kualitas pekerjaan. Ataukan telah menjadikan pekerjaan terasa lebih rumit dengan dokumentasinya.

Pada kenyataannya ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar SMM dapat berjalan dengan baik :

1. Semua angoota organisasi (pada semua tingkatannya) memahami dengan baik maksud dan tujuan penerapan standard internasional tsb.
2. Adanya tanggungjawab manajemen. Kepedulian dan dorongan yang kuat dari manajemen akan memberikan energi terhadap jalannya SMM.
3. Management Representatif yang aktif mengelola  jalannya siklus SMM. Siklus tersebut selalu dari Plan (Sasaran mutu,... ), Do (Aktifitas pekerjaan), Check(Internal Audit dan Management Review), dan action(tindakan perbaikan, peningkatan). Salah satu bukti tanggungjawab manajemen adalah dapat hadir pada Management Review.
4. Tindakan perbaikan/peningkatan  yang efektif 

Membangun SMM dan SMK3

Ketika suatu organisasi hendak menerapkan sistem manajemen mutu, atau SMK3 atau lainnya maka pada dasarnya diperlukan hal-hal sebagai berikut :

1. Memahami dengan benar standar sistem manajemen yang akan dipakai ditambah dengan prinsip manajemen secara umum, dan yang relevan ( konsep mutu, dll)
2.  Mengaplikasikan dengan menjawab tuntutan standard internasional tersebut. Pada dasarnya semua tuntutan klausul perlu dilaksanakan. Klausul-klausul dokumentasi dijawab dengan membangun sistem dokumentasi. Klausul sosialisasi dijawab dengan pelaksanaan sosialisasi dan penempelan pengumuman-pengumuman dengan segala macam bentuknya. Dan lain-lain.

Sampai pada tahap implementasi memang tidak mudah, yang menjadi kesulitan adalah bagaimana bentuknya, bagaimana caranya. Oleh karena itu biasa diperlukan peran konsultan untuk membantu memberikan pemahaman yang benar dan teknis pelaksanaannya, sehingga dirasakan lebih mudah dan dapat lebih berkonsentrasi  pada kualitas sistem manajemen yang dibangun.

Hendaknya sistem manajemen yang dibangun tidak asal jadi, tidak asal memenuhi klausul standard,  melainkan menjadikan pekerjaan lebih efektif dan bermanfaat karena pas dengan pelaksanaan kerja dan menghasilkan peningkatan/improvement.(aseptng@gmail.com).(PH 085710978287)